أبرز الملامح الرئيسية للتحديث التنظيمي لإدارة العلاقات الخارجية
الآن وقد شارف فصل الربيع على الانتهاء، يتجه الكثير منا إلى "التنظيف الربيعي" الذي طال انتظاره. وتفعل وكالات فيرجينيا الشيء نفسه مع لوائحها ووثائقها الإرشادية، حيث تقوم بإلقاء نظرة متأنية على ما تراكم على مر السنين وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة فعلية إليه.
لقد كانت جهود التبسيط التنظيمي هذه مكسبًا كبيرًا لمواطني فيرجينيا. يقدر مكتب إدارة الموارد البشرية أن التغييرات التنظيمية الأخيرة ستوفر على مواطني فرجينيا أكثر من 370 مليون دولار! وقد حققوا أيضًا فوزًا كبيرًا لوكالات فيرجينيا. من خلال التخلص من آلاف الصفحات من اللوائح والوثائق الإرشادية القديمة أو غير الضرورية، وفرت الوكالات على نفسها ساعات لا تحصى من الأعمال الورقية. إليك بعض الأمثلة على ذلك.
جامعة فيرجينيا للتكنولوجيا تلغي لوائح وقوف السيارات الخاصة بها.
غالباً ما يكون العثور على مكان لركن السيارة عملاً روتينياً، ويمكن أن تساعدك قواعد ركن السيارات في تسهيل العملية. لهذا السبب، فوضت الجمعية العامة وكالات الدولة والجامعات بوضع قواعد وقوف السيارات.
أثناء مراجعة لوائحها التنظيمية، قررت جامعة فرجينيا للتكنولوجيا مؤخرًا أن لديها مجموعة كبيرة من لوائح وقوف السيارات التي عفا عليها الزمن. وقررت أنها، مثلها مثل معظم الجامعات والوكالات الحكومية الأخرى، يمكنها ببساطة فرض قيود وقوف السيارات مباشرةً دون الاحتفاظ بمجموعة رسمية من اللوائح. وبذلك، تمكنت من تحقيق تخفيض97% في المتطلبات التنظيمية!
يجب على الجامعات والوكالات الأخرى التي لديها لوائح تنظيمية خاصة بوقوف السيارات أن تلقي نظرة متأنية عليها وتقرر ما إذا كان بإمكانها أن تفعل الشيء نفسه.
القضاء على الوكالات المتعددة 100% من الوثائق في دار البلدية.
يشترط قانون ولاية فرجينيا أن تنشر الوكالات وثائقها الإرشادية على قاعة مدينة فرجينيا التنظيمية.
لكن Town Hall يتضمن حاليًا العديد من الوثائق التي لا تفي بالتعريف القانوني لـ "التوجيهات". وهذا أمر مربك للجمهور، كما أن الاحتفاظ بهذه الوثائق يضيع وقت الوكالات.
ولمعالجة هذه المشكلة، تقوم وكالات فيرجينيا بإلقاء نظرة متأنية على جميع وثائقها في Town Hall وتحديد أي منها يجب أن يكون موجودًا بالفعل. وكجزء من تلك العملية، قررت العديد من الوكالات أنه لا يوجد أي من الوثائق التي نشرتها مؤهلة. قامت مؤخرًا لجنة فيرجينيا للسباقات، وجامعة جيمس ماديسون، وجامعة فيرجينيا كومنولث، ومعهد فيرجينيا العسكري، ولجنة التوظيف في فيرجينيا بإلغاء 100% من مستنداتهم على صفحة إرشادات مجلس المدينة. وفي كل الأحوال، احتفظت هذه الوكالات بأي موارد مفيدة على موقعها الإلكتروني مع الابتعاد عن تسمية أي شيء "إرشادي" لا يستوفي الشروط المطلوبة.
تهانينا لهذه الوكالات والجامعات لتجاوزها بكثير هدف تخفيض طول وثيقة التوجيه 25% وتوفيرها على نفسها وعلى الجمهور الكثير من الوقت والارتباك!