شاركنا في الدفعة الأخيرة من إضاءات التحديث التنظيمي الأخبار المثيرة التي تفيد بأن وكالات فيرجينيا قد تجاوزت هدف الحد من 25%. وتصبح هذه الأخبار أكثر إثارة عندما تضع في اعتبارك حقيقة أن وكالات فيرجينيا قد خفضت بالفعل طول وثائقها التوجيهية بمقدار 47.9% ، أو 11.5 مليون كلمة. للإشارة، هذا يتوافق مع:

• أكثر من 14 ضعف طول الكتاب المقدس للملك جيمس
• أكثر من 19 أضعاف طول الحرب والسلام
• أكثر من 24 ضعف طول ثلاثية سيد الخواتم

وعلى الرغم من هذه النتائج المثيرة للإعجاب، لا تزال وكالات Virginia تحرز تقدماً. إليك بعض النقاط البارزة.

 

قسم خدمات المساعدة الطبية يخفض طول فصل دليل الممارسين بأكثر من 90% .

تُصدر إدارة خدمات المساعدة الطبية (DMAS) كتيبات مطولة لمقدمي الخدمات الطبية المختلفة. توفر هذه المعلومات القيمة عن متطلبات برنامج Medicaid ويمكن أن تصل إلى مئات الصفحات.

قام نظام إدارة الديون والتحليل المالي مؤخرًا بتحديث العديد من هذه الكتيبات لتشمل لغة مبسطة. ومؤخراً، أضافت هذه الصيغة إلى دليل الممارس، مما أدى إلى تقليص حجم الوثيقة 90% ! كما أنها اختصرت أكثر من 10 ،000 كلمة - لا الحرب والسلام ولكن لا تزال تقريبًا نفس طول رواية إدغار آلان بو "سقوط بيت العشار" (11 ،165).

 

تدمج إدارة السكك الحديدية والنقل العام العديد من الوثائق الإرشادية.

أدركت إدارة السكك الحديدية والنقل العام مؤخرًا أن لديها ثلاث وثائق إرشادية تتناول تمويل مشاريع السكك الحديدية. وبدلاً من الاستمرار في الاحتفاظ بها كدليلين منفصلين، قررت الإدارة دمجهما في دليل واحد.

وقد أتاح هذا التغيير للإدارة خفض الطول الإجمالي للوثائق بمقدار 73% ، أو 56 صفحة. سيسهل ذلك على المتقدمين للحصول على المنح العثور على ما يحتاجون إليه، من خلال دليل واحد مبسط بدلاً من عدة مستندات مطولة.

 

سيعزز البرنامج التجريبي الجاري الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي المزيد من خفض طول المستندات الإرشادية.

يعمل مكتب الإدارة التنظيمية مع استشاري قام بتطوير أداة ذكاء اصطناعي لفحص المواد التنظيمية بحثاً عن التخفيضات المحتملة. بالنسبة للمستندات الإرشادية، يمكن للأداة اقتراح طرق لقول نفس الشيء بكلمات أقل.

مع استمرار هذا المشروع التجريبي، سيرسل مكتب إدارة الموارد البشرية تقارير إلى الوكالات لتحديد التخفيضات المحتملة. تسير الوكالات بالفعل على المسار الصحيح لتقليل طول وثائقها الإرشادية بأكثر من النصف، وستساعد هذه الأداة الجديدة في ضمان تبسيط تلك الوثائق قدر الإمكان.